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会议会展服务如何展开

发布时间:2021-02-04

浏览次数:49

举行大型会议需要一个完整的过程和程序,一般可以分为三个阶段,对其不同的阶段事先做好准备和安排。

会议会展服务的展开首先要确定会议的基本信息

a  .决定会议的主题
会议主题确定的主要依据是:a  .需要可靠的根据b  .必须结合本公司的实际.有明确的目的.
b  .决定会议的时间和地点
c  .决定会议规模的会议规模主要指会议出席者、特邀代理、列席者、工作人员(包括服务人员)的全体人数。 会议的规模以会议组织者根据实际情况把握,严格管理规模为原则。
d  .决定议程的议题包括主持、会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话和会议总结。
e  .确定会议文件和资料的准备工作包括大会主要报告在内的大会发言单位的资料会议时间表、与会者名单、住宿安排、主要席次、小组名单、讨论主题和小组讨论地点、工作时间表、会议参考文件和相关资料。
确定会议的组织和分工
这里所说的会议组织主要指会议组织部门和人员的执行。 包括会议相关各组织的工作,各工作环节都要由负责人负责,对人负责,明确任务和要求。
会场除了清洁、安静、明亮、通风、安全等要求外,还必须考虑形状、大小、桌子和椅子的配置等。 一般会议室的前面配置有议长台和讲台,面对议长台的应该是参加者席,桌子上应该有座位。 因为容易放置和记录文件,所以座位之间不怎么拥挤,出入活动很容易。
会场的所有设施必须在会议前准备好。 例如,扩音、摄影、投影仪、照明、风扇或空调、记录纸等,必须暂时避免发生故障和错误。
会议的进行阶段
会议开始后,必须首先检查、核对与会者,特别是立法会议,进行资格审查,发现问题后采取措施,妥善安排现场控制,预防变量的发生。
总结情况,制作简报。 摘要情况包括小组讨论情况、提案的整理以及向大会主要席团和提案审查团员会的发送。
编写会议简报,以便领导掌握会议进程和存在的问题,及时部署工作,使会议健康发展。
制作会议记录,包括大会报告、小组发言等。
会议结束阶段
回收相关文件。 根据保密原则,应当回收的回收,应当汇总的应当及时汇总。
根据与会者的出发时间,事先安排车辆或送车站人员。
整理会议记录。 及时整理会议记录,必要时做好决议和会议记录。立卷存档。 对会议前后产生的文字、音像相关资料进行分类归档。 会议报道和会议评价。 即会议顺利完成,召开成功报道,总结这次会议的优缺点,为将来更好地准备和召开积累经验

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